Na rozdíl od plstěných klobouků a výrazu „frčí“ i navzdory všeobecnému přesvědčení stále ještě frčí e-maily – možná ne mezi tik-tokery, ale přinejmenším jako jedna z forem obchodní komunikace. Jak napsat obchodní e-mail?
Vzor vám neposkytneme – žádný univerzální totiž neexistuje a kdo tvrdí, že ano, nejspíš stále nosí plstěné klobouky. Namísto vzoru tedy pro vás máme několik tipů, díky kterým nebude váš formální e-mail vypadat jako odlitý z olověné formy.
E-mail je stále nepostradatelným nástrojem pro obchodní komunikaci. Pro obchodníky, sales zaměstnance a podnikatele je psaní efektivních obchodních e-mailů nezbytné pro budování a udržování klientských vztahů. Podíváme se tedy se na to, jak napsat takový e-mail, a co naopak rozhodně nedělat, aby neskončil ve složce „Nevyžádaná pošta“.
Předmět obchodního e-mailu: Zaujměte na první pohled
První dojem je důležitý, a předmět e-mailu hraje klíčovou roli. Uvádějte ho v každém případě a vyvarujte se obecným sdělením. Užijte slova, která přitáhnou pozornost.
- Správně: „Nabídka zvýhodněných cen pro naše partnery“.
- Chybně: „Prosba o vaši pozornost“.
TIP: Pro efektivní řízení úkolů spojených s obchodní komunikací využijte projektový nástroj Lamael.
Oslovení v e-mailu: Vždy s ohledem na kontext
Zvolte vhodné oslovení podle vztahu k příjemci. „Vážený pane/paní“ může v některých případech už působit až příliš formálně i ve formálním e-mailu. Nic ale nezkazíte oslovením „Dobrý den, pane Nováku“. Záměrně jsme zvýraznili koncovku, nezapomeňte, že v češtině voláme/oslovujeme vokativem, tedy pátým mluvnickým pádem, tedy žádné germanismy typu „pane Novák“.
- Správně: „Vážený pane Nováku“.
- Chybně: „Zdravím!“
Obsah e-mailu: Tři mušketýry si raději nechte do čekárny
Obchodní e-mail by měl mít jasnou strukturu a omezenou délku. Jde o obchodní sdělení, ne beletrii. Pokud chcete sdělit podrobnější detaily, včleňte je do příloh [konkr. obchodní nabídka, ceník, produktový list apod.] Popište nabídku stručně a srozumitelně.
Několik tipů:
- Personalizujte – kromě správného oslovení [viz výše] nezapomeňte zmínit formu adresáta, případně i její produkty a jejich vztah k vaší nabídce. Pokud už posíláte podobný obchodní e-mail poněkolikáté, nezapomeňte personifikaci vždy příslušně upravit – není nic trapnějšího, než oslovit pana Šourka z firmy Vrabec & syn v copy-paste stylu „Pane Pytlíku, vaší firmě Drozd & otec by se mohl hodit…“.
- Samochvála [téměř] nesmrdí – vychvalte se hned v úvodu, vyjmenujte všechny výhody a bonusy, které může klient získat. O nevýhodách a cenách se také zmiňte, ale pouze stručně a v závěru.
- Držte formální styl – píšete formální e-mail, a ne příspěvek na sociální sítě. Nebuďte žoviální, neškemrejte, nevyhrožujte [třeba časově omezenými nabídkami], netykejte, oslovujte velkým písmenem [Vy, Vám, Váš apod.]. Odpusťte si rovněž emotikony v grafické i textové formě.
- Reference – pokud je to možné, zmiňte, že vašimi klienty jsou firmy ABC, XYZ a klidně i QWERTY, zkrátka vyberte tři nejrelevantnější [a nejznámější] partnery, kteří jsou vašimi zákazníky.
Zakončení e-mailu: Vytvořte jasnou výzvu k akci
Naznačte příjemci, co od něj očekáváte, resp. co má udělat dál.
- Správně: „Dejte nám, prosím, vědět do konce příštího týdne. Těšíme se na další spolupráci“.
- Chybně: „No, tak to je asi vše. Ozvěte se, když budete chtít [ale jinak raději snad ani ne].“
Rozloučení v e-mailu by se mělo nést ve stejném duchu jako oslovení.
- Správně: „S pozdravem, [vaše jméno], [vaše pozice], [vaše firma]“.
- Chybně: „Naschle, [přezdívka]“.
Pozor na nelegitimní praktiky
Aby váš e-mail neskončil jako spam, vyhněte se přehnaným výkřikům, zbytečným velkým písmenům a emotikonům v předmětech zpráv. Dále se vyvarujte masovému rozesílání obchodních e-mailů bez personalizace.
- Správně: „Rádi bychom vám představili nový produkt.“
- Chybně: „👉NEPŘEHLÉDNĚTE TUTO MEGA–SUPER NABÍDKU!!!👈“.
Shrnutí: Dobrý obchodní e-mail je dobře strukturovaný, personalizovaný, stručný a obsahuje reference i jasnou výzvu k akci. S formálním e-mailem, který je neosobní, nedetailní a nevyžaduje žádnou konkrétní odpověď, neuděláte radost ani příjemci, a potažmo ani sobě.
